Кабальні контрактні умови з постачальниками, які змушують купувати непотрібний асортимент, прив’язка до обсягів замовлення, міфічні бонуси та знижки, які важко отримати, несвоєчасна доставка — саме з такими проблемами часто зустрічаються відділи закупівель. Чи можливо уникнути ускладнень, як спростити цей процес для мереж ресторанів та бізнесу? Про можливості автоматизації закупівель розповіли фахівці сервісу доставки продуктів Zakaz.ua.
З початком війни в Україні частина напрацьованих постачальників, з якими співпрацювали HoReCa та офіси великих компаній, зникли з ринку або тимчасово призупинили свою діяльність. Пошук та перевірка нових підрядників, укладання договорів потребують багато часу і ресурсів. До того ж, головна особливість закупівельної діяльності – високі ризики. Чим більша кількість постачальників, тим більший ризик того, що хтось з них може не виконати свої зобов’язання. Найкраще рішення у цій ситуації – скоротити їх кількість, обрати лише найнадійніших та максимально намагатися зробити закупівлі централізованими. Це не лише зробить процес зручним, безпечним та прозорим, але й дозволить заощадити.
Як автоматизувати закупівлі ресторанам, кав’ярням та закладам громадського харчування?
фото: кадр з м/ф «Рататуй»
Для невеликого ресторану чи кафе організація закупівель – не найважчий процес, хоча і там є свої підводні камені. Але коли йдеться про цілу мережу ресторанів, де виробництво з кількома цехами, ситуація значно ускладнюється. Давайте розглянемо проблеми, які виникають у процесі закупівель у більшості мереж, і як їх вирішити.
Як правило, у ресторанній мережі є один або кілька менеджерів із закупівель. Вони телефонують та домовляються з постачальниками, власноруч моніторять ціни, ведуть облік на папері або в Excel. Пропустив знижку чи не встиг замовити свіже м’ясо – ресторан втрачає гроші. Але менеджер – не єдиний співробітник, який впливає на своєчасність постачання та на формування собівартості страв. Заявки складає шеф-кухар, адміністратор чи керівник. На жаль, здебільшого це робиться «на око».
Завдяки централізованим закупівлям та автоматизації процесів можна скоротити штат, уникнути неправильно сформованих заявок з боку ресторанів, контролювати відповідальних співробітників, роботу постачальників та найголовніше – якість продуктів.
«Професійні збиральники сервісу доставки продуктів проходять постійне навчання та інструктажі. Вони знають, що таке калібрування, ступінь визрівання та можуть визначити свіжість риби чи «зачистку» м’яса. Наші партнери — відомі мережі ритейлерів, які дотримуються стандартів безпеки продуктів харчування, гарантують якість товарів. Вони всі обов’язково мають відповідні сертифікати та документи. До речі, жоден із закупників не зможе надати таких гарантій», – розповідає Євген Нетреба, комерційний директор сервісу доставки Zakaz.ua.
Користування сервісом доставки дає можливість значно заощадити, не виходячи з кухні. Опція моніторингу акцій від супермаркетів та промо від виробників дозволяє отримувати товари інколи навіть дешевше, ніж у прямих постачальників. Орієнтовна економія при закупках харчових продуктів може скласти 5-15%, для алкоголю – 20%. Наприклад, деяким закладам сфери HoReCa вже вдалося зменшити свій фудкост завдяки сервісу доставки на 10-15%.
«Оптимізувати процеси та знизити витрати можливо, якщо закупівлі продукції будуть централізовані. Це важливий етап реорганізації закупівельного процесу. Наприклад, для організації безперебійного постачання продуктів для мережі ресторанів потрібен закупник з автомобілем, середня заробітна плата якого у Києві становить 25 – 30 000 грн. Якщо звертатися до сервісів доставки, де вся організація процесу відточена та продумана до дрібниць, то економія на персоналі може становити від 8 до 15%», – зазначає Євген Нетреба.
Як автоматизувати закупівлі товарів, необхідних для забезпечення життєдіяльності офісу?
фото: кадр з х/ф «Вовк зУолл-стріт»
Сучасний офіс – середовище, де працівники перебувають значну частину свого часу. Він має бути оснащений усім необхідним, щоб співробітники компанії почували себе комфортно та були мотивовані залишатися у цьому приміщенні протягом робочого дня, а не мріяли втекти з нього якомога швидше додому. Саме тому з-поміж витрат бізнесу на комунальні платежі, оренду офісу, заробітну платню співробітників, податки – чимала частина коштів йде на життєво необхідну статтю для оснащення співробітників офісу комфортабельними умовами праці. Регулярних закупівель потребують канцтовари (олівці, ручки, папір, степлери) миючі засоби, паперові рушники, серветки, питна вода, кава, чай, солодощі, фрукти тощо.
Як правило, за господарське та продовольче забезпечення офісу відповідає секретар або помічник керівника. Великі компанії приймають на роботу окремого співробітника – офіс-менеджера, на якого покладають функції «господаря офісу». У будь-якому разі, незалежно від того, кому доручають забезпечення роботи офісу, відповідальному за це фахівцю доведеться самостійно йти до магазинів, або постійно шукати та контактувати з постачальниками, копирсатися у великій кількості папірців, договорів і т.д. Це «краде» велику частину робочого часу, який працівник міг би витратити на завдання, що мають безпосереднє відношення саме до бізнес-процесів компанії, які забезпечують прибуток.
«Автоматизувати закупівлі господарських та продовольчих товарів для офісу сьогодні також можливо за допомогою онлайн-сервісів доставки. Наприклад, Zakaz.ua вже полегшив життя багатьом підприємствам та компаніям, які роблять закупівлі всього необхідного максимально зручно, швидко і за доступними цінами. Серед бізнес-клієнтів нашого сервісу Укртелеком, ПриватБанк, JYSK Україна та інші великі компанії», – розповідає Євген Нетреба, комерційний директор сервісу доставки Zakaz.ua.
Переваги роботи із сервісом доставки:
- онлайн-каталог товарів найбільших мереж супермаркетів та гіпермаркетів України, які можна замовити протягом кількох хвилин;
- великий асортимент, який включає всі можливі пропозиції на ринку, оскільки ритейлери співпрацюють з багатьма виробниками та імпортерами;
- ціни, ідентичні цінам в гіпермаркеті, враховуючи акції, знижки та пропозиції для бізнес-клієнтів;
- якісно продумані пошукові фільтри та можливість пошуку товарів за потрібними характеристиками;
- зручний інтерфейс кошика, куди можна додавати необхідні товари протягом дня, спланувавши при цьому зручний час приїзду кур’єра.
- своєчасна доставка – оформлене замовлення прибуде у призначений термін та у повному обсязі;
- можливість безготівкового розрахунку;
- індивідуальний підхід — особистий менеджер, який професійно вирішує всі питання;
- доставка замовлень будь-яких габаритів та ваги.
Замовити необхідні товари для офісу чи закладу харчування можна в декілька кліків, скориставшись своїм комп’ютером, смартфоном чи іншим мобільним пристроєм. Замовник сам визначає, як йому краще внести оплату за зроблене придбання. Вартість послуги транспортування залежить від геолокації покупця, ваги посилки та інших умов, обговорити які можна з менеджером по телефону.
Отже, на ефективність бізнесу може впливати ціла низка факторів: безперервність поставок, якість закуповуваних товарів, рівень відповідальності постачальників та багато іншого. Тому правильна організація роботи з постачальниками потребує особливої уваги та спеціальних заходів. Підсумком автоматизації процедур та скорочення кількості постачальників стане підвищення якості всього циклу закупівельної діяльності та зменшення витрат.
